Chính sách quyền riêng tư của WeDo

Cập nhật ngày 13/10/2026, có hiệu lực từ ngày đăng tại trang này. Bản này thay cho bản cập nhật ngày 09/10/2026.
Áp dụng cho web WeDo, ứng dụng WeDo trên Android và ứng dụng WeDo trên iPhone.

WeDo là công cụ làm việc nhóm cho sinh viên: giao việc, trò chuyện theo dự án, nhắn tin riêng, kết bạn, cuộc họp và lịch. Chính sách này nói rõ chúng tôi thu thập dữ liệu gì, dùng để làm gì, gửi cho ai, giữ trong bao lâu, và bạn có quyền gì với dữ liệu của mình. Chính sách này được công bố bằng tiếng Việt và tiếng Anh; nếu hai bản mâu thuẫn nhau, bản tiếng Việt được ưu tiên.

Tóm tắt
  • Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn và không dùng dữ liệu để quảng cáo.
  • Ứng dụng trên điện thoại không chứa công cụ quảng cáo, không theo dõi bạn qua ứng dụng hay trang web của bên khác.
  • Một số tính năng dùng AI của bên thứ ba. Mục 8 nói rõ gửi gì, gửi cho ai và khi nào.
  • Người dùng WeDo khác có thể tìm thấy bạn theo tên. Mục 6 nói rõ ai thấy gì.
  • Bạn báo cáo được nội dung xấu và chặn được người dùng ngay trong ứng dụng.
  • Bạn xoá được tài khoản ngay trong ứng dụng: Tài khoản → Xoá tài khoản.

1. Chúng tôi là ai và cách liên hệ

WeDo do nhóm WeDo phát triển và vận hành. Nhóm gồm các sinh viên đến từ các trường Đại học FPT.

Người chịu trách nhiệm về việc xử lý dữ liệu cá nhân trong WeDo là cá nhân Lê Hữu Đại, người phát hành ứng dụng WeDo. Theo pháp luật Việt Nam, đây là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Trong chính sách này, "chúng tôi" là cá nhân Lê Hữu Đại cùng nhóm WeDo.

Mọi câu hỏi và yêu cầu về dữ liệu cá nhân, gửi về: wedosupport6886@gmail.com. Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 02 ngày làm việc.

2. Chính sách này áp dụng cho đâu

Ba nơi dùng chung một tài khoản và một máy chủ. Một số việc chỉ làm được trên web, như tạo dự án, mời thành viên và ghi biên bản cuộc họp. Trên iPhone, gói trả phí được mua qua Apple In-App Purchase; trên web, thanh toán qua payOS. Ứng dụng Android không có chức năng thanh toán. Dữ liệu thanh toán phát sinh trên web và khi mua qua App Store (mục 3.9).

Khi ứng dụng mở một trang web WeDo (ví dụ trang Bảng đóng góp), trang đó là web WeDo và theo các điều về đo lường trên web ở mục 3.8. Riêng các trang Chính sách quyền riêng tư, Điều khoản sử dụng, Hỗ trợ và Xoá tài khoản là trang tĩnh: không cần đăng nhập và không dùng công cụ đo lường.

Chính sách này không áp dụng cho dịch vụ của bên khác mà bạn tự mở, như trang đăng nhập của Google, bảng Đăng nhập bằng Apple, trang thanh toán payOS, hay phòng họp Daily.co. Các dịch vụ đó có chính sách riêng.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

3.1. Tài khoản

3.2. Hồ sơ

3.3. Nội dung bạn tạo

3.4. Bạn bè và nhóm

Chúng tôi không đọc danh bạ trong điện thoại của bạn.

3.5. Dữ liệu của tính năng AI

3.6. Thiết bị và thông báo đẩy

3.7. Báo cáo lỗi và hiệu năng

3.8. Dữ liệu hoạt động và đo lường

Trong ứng dụng điện thoại và trên máy chủ:

Trên web WeDo (kể cả khi trang web được mở từ trong ứng dụng):

Muốn không bị PostHog ghi nhận, hãy bật Do Not Track trong trình duyệt, hoặc gửi email theo mục 16.

3.9. Thanh toán trên web và qua App Store

3.10. Báo cáo vi phạm, chặn người dùng và khoá tài khoản

3.11. Quyền truy cập trên điện thoại

Ứng dụng không dùng micrô, vị trí, danh bạ hay lịch của điện thoại, và không xin quyền theo dõi quảng cáo.

Chúng tôi KHÔNG thu thập: vị trí chính xác từ GPS, danh bạ điện thoại, tin nhắn SMS, nhật ký cuộc gọi, danh sách ứng dụng đã cài, dữ liệu sức khoẻ, số thẻ hay số tài khoản ngân hàng, mã quảng cáo của thiết bị. Ứng dụng trên điện thoại không ghi âm. Phòng họp video mở trên trình duyệt, không nằm trong ứng dụng; ở đó micrô và máy ảnh chỉ bật khi bạn cho trình duyệt quyền (xem mục 7, dòng Daily.co).

4. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo, không lập hồ sơ quảng cáo và không bán dữ liệu. Nếu muốn dùng dữ liệu cho một mục đích mới, chúng tôi sẽ báo trước và hỏi lại khi pháp luật yêu cầu.

5. Căn cứ để chúng tôi xử lý dữ liệu

Khi đăng ký bằng email, họ tên, email và mật khẩu là bắt buộc. Khi đăng nhập bằng Google hoặc Apple, chúng tôi lấy họ tên và email từ bên đó; với Apple, bạn có thể không chia sẻ họ tên và có thể ẩn email. Số điện thoại, ngày sinh và ảnh đại diện có thể bỏ trống.

6. Ai nhìn thấy dữ liệu của bạn

Người dùng WeDo khác:

Ai có đường dẫn:

Trên màn hình điện thoại:

Nhóm vận hành WeDo:

Bên khác:

7. Bên thứ ba xử lý dữ liệu cho WeDo

Chúng tôi dùng các nhà cung cấp dưới đây để vận hành WeDo. Mỗi bên chỉ nhận phần dữ liệu cần cho việc của mình.

Các bên trên xử lý dữ liệu theo hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ với chúng tôi, chỉ để cung cấp dịch vụ cho WeDo. Họ phải bảo vệ dữ liệu ở mức ít nhất tương đương chính sách này. Ngoại lệ, nếu có, được nêu rõ ở mục 8.4.

Chúng tôi không bán dữ liệu, không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo, và không cho bên nào dùng dữ liệu để theo dõi bạn qua ứng dụng hay trang web khác.

8. Tính năng AI

8.1. Tính năng nào gửi dữ liệu cho AI

a) Đề xuất công việc từ tin nhắn (ứng dụng và web)

Chỉ trưởng nhóm dự án hoặc chủ không gian làm việc dùng được.

Mỗi lần như vậy, máy chủ WeDo gửi cho nhà cung cấp AI:

Máy chủ không gửi email hay số điện thoại của ai cho AI. Chỉ phần chữ của tin nhắn được gửi. Ảnh và tệp không được gửi.

AI trả về gợi ý: tên việc, mô tả, người phụ trách, hạn chót, mức độ chắc chắn. Trưởng nhóm xem và sửa trước khi tạo việc. Không có công việc nào được tạo tự động.

b) Tóm tắt cuộc họp (web)

Khi một thành viên bật ghi biên bản trong phòng họp trên web, Daily.co chuyển lời nói của mọi người trong phòng thành văn bản. Khi bản chép lời sẵn sàng, máy chủ WeDo tự gửi tiêu đề cuộc họp và bản chép lời (tối đa 60.000 ký tự) cho nhà cung cấp AI để tạo tóm tắt, quyết định và việc cần làm. Trên web, trưởng nhóm cũng có thể dán hoặc sửa bản chép lời rồi bấm tạo lại bản tóm tắt; khi đó phần chữ đã dán được gửi cho nhà cung cấp AI theo cách trên. Ứng dụng điện thoại chỉ hiển thị kết quả. Hãy báo cho mọi người trong phòng trước khi bật ghi biên bản.

c) Tổng hợp góp ý (nội bộ)

Quản trị viên WeDo có thể gửi tối đa 120 góp ý gần nhất cho AI để tổng hợp ý kiến chung. Mỗi góp ý chỉ gồm điểm và tối đa 800 ký tự lời nhận xét, không kèm tên hay tài khoản. Lời nhận xét được gửi nguyên văn, nên đừng ghi thông tin cá nhân vào góp ý.

d) WeDoAi, trợ lý rồng (web và ứng dụng)

WeDoAi chỉ chạy khi bạn tự gõ hoặc bấm một câu hỏi trong khung WeDoAi. Với mỗi câu hỏi, máy chủ WeDo gửi cho Claude (Anthropic):

Máy chủ không gửi email, số điện thoại, nội dung trò chuyện nhóm hay tin nhắn riêng, tệp đính kèm hay thông tin thanh toán cho WeDoAi. WeDoAi chỉ đọc: không tạo, sửa hay giao việc.

WeDoAi trên trang giới thiệu (chưa đăng nhập). Trên trang giới thiệu WeDo, bạn có thể hỏi WeDoAi về WeDo mà không cần tài khoản. Khi đó WeDo chỉ gửi cho Claude câu hỏi bạn gõ, tối đa 4 tin gần nhất trong khung chat và ngôn ngữ trang; không gửi dữ liệu tài khoản nào. Để giới hạn số câu hỏi (5 câu mỗi ngày), máy chủ lưu một mã băm một chiều của địa chỉ mạng của bạn kèm số câu đã hỏi trong ngày, không lưu địa chỉ IP gốc, câu hỏi hay câu trả lời. Đừng gõ thông tin cá nhân vào khung này.

8.2. Nhà cung cấp AI

Với các tính năng a, b và c, mỗi lúc máy chủ chỉ dùng một nhà cung cấp: Google Gemini API nếu đã được cấu hình; nếu không thì Azure OpenAI (Microsoft); nếu không nữa thì OpenAI API. Nếu nhà cung cấp đó gặp lỗi, máy chủ dùng quy tắc có sẵn của WeDo, không chuyển dữ liệu sang nhà cung cấp khác. Nếu không có nhà cung cấp nào, máy chủ dùng quy tắc có sẵn và không gửi dữ liệu đi đâu.

Máy chủ WeDo gửi yêu cầu AI tới Google Gemini API qua một trạm chuyển tiếp của WeDo chạy trên Vercel ở Hoa Kỳ: trạm nhận yêu cầu từ máy chủ, chuyển nguyên cho Google và đưa kết quả về. Trạm không lưu nội dung yêu cầu hay kết quả.

WeDoAi (mục 8.1d) luôn dùng Claude của Anthropic. Máy chủ WeDo gửi câu hỏi tới Claude qua cùng trạm chuyển tiếp của WeDo trên Vercel ở Hoa Kỳ; trạm chỉ chuyển đi, không lưu nội dung. Nếu Claude lỗi, WeDoAi báo lỗi và không chuyển dữ liệu sang nhà cung cấp khác.

8.3. Hỏi ý bạn trước khi gửi

Trên ứng dụng iPhone và trên web, trước lần đầu bạn dùng đề xuất công việc bằng AI, WeDo hỏi bạn có đồng ý gửi dữ liệu nêu ở 8.1a cho nhà cung cấp AI hay không. Nếu bạn không đồng ý, không có gì được gửi, và bạn vẫn tạo công việc bằng tay như bình thường. Bạn rút lại sự đồng ý được bất cứ lúc nào: tắt công tắc Cho phép dùng AI trong tab Tài khoản của ứng dụng iPhone, bấm Tắt AI (gợi ý công việc và WeDoAi) trong Cài đặt → Hồ sơ cá nhân trên web, hoặc gửi email theo mục 16. Tắt ở một nơi là tắt cho cả tài khoản. Việc rút lại không thu hồi được dữ liệu đã gửi trước đó.

Ứng dụng Android bản hiện tại chưa hỏi trước: khi trưởng nhóm nhấn giữ một tin nhắn trong trò chuyện dự án, dữ liệu nêu ở 8.1a được gửi cho nhà cung cấp AI ngay. Nếu bạn là trưởng nhóm và không muốn điều này, đừng nhấn giữ tin nhắn trong ứng dụng Android.

Vì 12 tin gần nhất có thể do người khác viết, dữ liệu của cả nhóm có thể được gửi đi khi trưởng nhóm dùng AI, trên ứng dụng hoặc trên web. Nếu bạn không muốn tin nhắn của mình được gửi cho AI, hãy báo trưởng nhóm, và đừng viết thông tin nhạy cảm trong trò chuyện dự án.

Trước lần đầu bạn hỏi WeDoAi, WeDo hỏi bạn có đồng ý gửi dữ liệu nêu ở 8.1d cho Claude (Anthropic) hay không. Nếu bạn không đồng ý, không có gì được gửi. Sự đồng ý này dùng chung với đề xuất công việc bằng AI: tắt ở một nơi là tắt cho cả hai.

8.4. Nhà cung cấp AI làm gì với dữ liệu

8.5. Kết quả AI được lưu ở đâu

WeDo lưu kết quả AI trả về, tên nhà cung cấp, mô hình và số lượt dùng, để hiện lại kết quả và tính số lượt AI mỗi tháng. Các bản ghi này bị xoá khi bạn xoá tài khoản.

Riêng WeDoAi: máy chủ WeDo không lưu câu hỏi hay câu trả lời. Máy chủ chỉ ghi số câu đã hỏi mỗi ngày, số token, chi phí ước tính, thời gian trả lời và mã lỗi, để tính hạn mức và theo dõi chi phí. Lịch sử trò chuyện WeDoAi chỉ nằm trên trình duyệt hoặc điện thoại của bạn (tối đa 30 tin) và bị xoá khi bạn đăng xuất. Khi bạn xoá tài khoản, số câu hỏi theo ngày bị xoá, còn các dòng theo dõi chi phí được tách khỏi tài khoản.

9. Dữ liệu được giữ trong bao lâu

Chúng tôi giữ dữ liệu chừng nào còn cần để cung cấp dịch vụ, rồi xoá. Cụ thể:

10. Xoá tài khoản

Cách 1 — Trong ứng dụng trên iPhone hoặc Android:

  1. Mở WeDo và đăng nhập.
  2. Vào tab Tài khoản, chọn Xoá tài khoản.
  3. Đọc danh sách dữ liệu sẽ bị xoá, gõ XOA để xác nhận.
  4. Nhấn Xoá tài khoản vĩnh viễn, rồi xác nhận thêm một lần.

Tài khoản bị xoá ngay và ứng dụng tự đăng xuất. Không có thời gian chờ và không khôi phục được. Trên iPhone, ứng dụng báo "Đã xoá tài khoản" rồi đưa bạn về màn Đăng nhập.

Nếu bạn từng đăng nhập bằng Apple: ngay sau khi xoá theo cách 1, máy chủ WeDo yêu cầu Apple thu hồi Đăng nhập bằng Apple của WeDo. Khi Apple nhận yêu cầu, WeDo biến mất khỏi mục Đăng nhập bằng Apple trong Cài đặt của iPhone. Nếu Apple không nhận được yêu cầu, ví dụ vì lỗi mạng, tài khoản WeDo vẫn bị xoá; khi đó bạn tự gỡ WeDo ở mục đó.

Cách 2 — Qua email (ví dụ khi bạn chỉ dùng web, vì web chưa có nút xoá tài khoản): gửi email từ chính địa chỉ đã đăng ký tới wedosupport6886@gmail.com, tiêu đề "Yêu cầu xoá tài khoản WeDo". Chúng tôi xác minh, xoá trong vòng 20 ngày và báo lại cho bạn. Hướng dẫn chi tiết: Xoá tài khoản WeDo.

Nếu tài khoản của bạn dùng địa chỉ chuyển tiếp của Apple, bạn không gửi thư từ địa chỉ đó được. Hãy xoá theo cách 1. Nếu không được, gửi email từ địa chỉ bạn đang dùng và ghi rõ địa chỉ chuyển tiếp; chúng tôi có thể hỏi thêm để chắc bạn là chủ tài khoản. Xoá theo cách 2 không tự thu hồi Đăng nhập bằng Apple; hãy tự gỡ WeDo trong mục Đăng nhập bằng Apple ở Cài đặt của iPhone.

Trước khi xoá: nếu bạn là chủ một không gian làm việc còn thành viên khác, ứng dụng yêu cầu bạn chuyển quyền chủ cho một thành viên trước. Việc này để một người không vô tình xoá dữ liệu của cả nhóm.

Bị xoá ngay khi tài khoản bị xoá:

Tệp và ảnh bạn đã gửi hoặc nộp:

Ảnh, tệp đính kèm và bài nộp bạn đã tải lên bị xoá khỏi kho lưu trữ Azure Blob ngay sau khi tài khoản bị xoá. Tệp trong các không gian làm việc bị xoá theo tài khoản cũng bị xoá. Ảnh đại diện nằm trong hồ sơ, nên mất cùng hồ sơ.

Vẫn còn lại, vì thuộc về nhóm hoặc người khác:

Đơn thanh toán trên web:

Bản sao ở nơi khác:

11. Quyền của bạn

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn luật này, bạn có các quyền:

Cách làm:

Thời hạn:

Việc rút lại sự đồng ý không làm mất hiệu lực của việc xử lý đã làm trước đó. Một số tính năng cần dữ liệu mới chạy được; nếu bạn rút lại, tính năng đó sẽ ngừng với bạn. Trong một số trường hợp pháp luật cho phép, chúng tôi có thể từ chối hoặc chỉ thực hiện một phần yêu cầu, và sẽ nói rõ lý do.

Nếu bạn không hài lòng với cách chúng tôi xử lý, bạn có quyền khiếu nại tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an.

12. Tuổi tối thiểu

WeDo dành cho người từ đủ 18 tuổi trở lên. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của người dưới 18 tuổi. Nếu biết một tài khoản thuộc về người dưới 18 tuổi, chúng tôi sẽ xoá tài khoản đó. Nếu bạn là cha mẹ hoặc người giám hộ và nghĩ con mình đã tạo tài khoản WeDo, hãy báo cho chúng tôi qua email ở mục 16.

13. Bảo mật

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ khắc phục, và thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và cho người bị ảnh hưởng trong thời hạn pháp luật quy định.

Bạn giúp giữ an toàn bằng cách dùng mật khẩu riêng cho WeDo, không chia sẻ tài khoản, và đăng xuất trên máy không phải của mình.

14. Dữ liệu được lưu ở đâu

WeDo chưa đặt máy chủ tại Việt Nam. Phần lớn dữ liệu của bạn được lưu và xử lý ở nước ngoài:

Chúng tôi chỉ chuyển phần dữ liệu cần cho từng việc, và chỉ dùng nhà cung cấp có cam kết bảo vệ dữ liệu như mục 7.

15. Thay đổi chính sách

Khi sửa chính sách, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, như thu thập loại dữ liệu mới, dùng dữ liệu cho mục đích mới hay thêm bên nhận dữ liệu mới, chúng tôi báo trong ứng dụng hoặc qua email trước khi áp dụng. Nếu thay đổi cần sự đồng ý của bạn, chúng tôi sẽ hỏi lại. Bạn có thể xin bản cũ của chính sách qua email.

16. Liên hệ

WeDo Privacy Policy

Updated October 13, 2026. Effective from the date posted on this page. This version replaces the version updated on October 9, 2026.
Applies to the WeDo website, the WeDo app on Android and the WeDo app on iPhone.

WeDo is a teamwork tool for students: assigning tasks, project chat, direct messages, friends, meetings and a calendar. This Policy explains what data we collect, what we use it for, who we send it to, how long we keep it, and what rights you have over your data. This Policy is published in Vietnamese and in English; if the two versions conflict, the Vietnamese version prevails.

Summary
  • We do not sell your data and we do not use your data for advertising.
  • The mobile apps contain no advertising tools and do not track you across other companies' apps or websites.
  • Some features use third-party AI. Section 8 explains what is sent, to whom and when.
  • Other WeDo users can find you by name. Section 6 explains who sees what.
  • You can report bad content and block users right in the app.
  • You can delete your account right in the app: Account → Delete account ("Tài khoản → Xoá tài khoản").

1. Who we are and how to contact us

WeDo is developed and run by the WeDo team. The team consists of students from FPT University campuses.

The person responsible for processing personal data in WeDo is the individual Lê Hữu Đại, who publishes the WeDo app. Under Vietnamese law, this individual is the controller and processor of personal data. In this Policy, "we" means the individual Lê Hữu Đại together with the WeDo team.

Send all questions and requests about personal data to: wedosupport6886@gmail.com. We acknowledge receipt of a request within 2 working days.

2. What this Policy covers

The three share one account and one server. Some things can only be done on the website, such as creating projects, inviting members and recording meeting notes. On iPhone, paid plans are bought through Apple In-App Purchase; on the website, payment is through payOS. The Android app has no payment function. Payment data arises on the website and when you buy through the App Store (section 3.9).

When the app opens a WeDo web page (for example the Contribution report page), that page is the WeDo website and follows the web measurement terms in section 3.8. The Privacy Policy, Terms of Use, Support and Delete Account pages are static pages: they do not require sign-in and use no measurement tools.

This Policy does not apply to other companies' services that you open yourself, such as the Google sign-in page, the Sign in with Apple sheet, the payOS payment page, or a Daily.co meeting room. Those services have their own policies.

3. Data we collect

3.1. Account

3.2. Profile

3.3. Content you create

3.4. Friends and teams

We do not read the contacts on your phone.

3.5. AI feature data

3.6. Device and push notifications

3.7. Error and performance reports

3.8. Activity data and measurement

In the mobile app and on the server:

On the WeDo website (including when the page is opened from inside the app):

To avoid being recorded by PostHog, turn on Do Not Track in your browser, or email us as in section 16.

3.9. Payments (website and App Store)

3.10. Violation reports, blocking and account suspension

3.11. Permissions on your phone

The app does not use your phone's microphone, location, contacts or calendar, and does not ask for advertising tracking permission.

We do NOT collect: precise GPS location, phone contacts, SMS messages, call logs, the list of installed apps, health data, card numbers or bank account numbers, or the device advertising identifier. The mobile apps do not record audio. Video meeting rooms open in the browser, not inside the app; there the microphone and camera are turned on only when you give the browser permission (see section 7, the Daily.co entry).

4. What we use data for

We do not use your data for advertising, we do not build advertising profiles, and we do not sell data. If we want to use data for a new purpose, we will tell you beforehand and ask again where the law requires.

5. Our basis for processing data

When you register by email, your full name, email and password are required. When you sign in with Google or Apple, we take your full name and email from them; with Apple, you may choose not to share your name and may hide your email. Phone number, date of birth and avatar may be left empty.

6. Who can see your data

Other WeDo users:

Anyone with a link:

On your phone screen:

The WeDo operating team:

Others:

7. Third parties that process data for WeDo

We use the providers below to run WeDo. Each receives only the part of the data needed for its job.

The parties above process data under contracts or terms of service with us, only to provide the service to WeDo. They must protect the data at a level at least equivalent to this Policy. Exceptions, if any, are stated in section 8.4.

We do not sell data, we do not share data for advertising, and we do not let anyone use data to track you across other apps or websites.

8. AI features

8.1. Which features send data to AI

a) Task suggestions from messages (app and website)

Only the project leader or the workspace owner can use this.

Each time, the WeDo server sends the AI provider:

The server does not send anyone's email or phone number to AI. Only the text of messages is sent. Photos and files are not sent.

The AI returns a suggestion: task name, description, assignee, deadline, confidence level. The leader reviews and edits it before creating the task. No task is created automatically.

b) Meeting summaries (website)

When a member turns on meeting notes in a meeting room on the website, Daily.co converts everyone's speech in the room to text. When the transcript is ready, the WeDo server automatically sends the meeting title and the transcript (up to 60,000 characters) to the AI provider to produce a summary, decisions and action items. On the website, a leader can also paste or edit the transcript and click to regenerate the summary; the pasted text is then sent to the AI provider in the same way. The mobile apps only display the results. Please tell everyone in the room before you turn on meeting notes.

c) Feedback summaries (internal)

WeDo administrators can send up to the 120 most recent feedback entries to AI to summarize overall opinion. Each entry contains only the rating and up to 800 characters of comment, without name or account. Comments are sent verbatim, so do not put personal information in your feedback.

d) WeDoAi, the dragon assistant (website and apps)

WeDoAi runs only when you type or tap a question in the WeDoAi panel. For each question, the WeDo server sends Claude (Anthropic):

The server never sends WeDoAi your email, phone number, team chat or direct messages, attachments or payment details. WeDoAi only reads: it does not create, change or assign tasks.

WeDoAi on the introduction page (not signed in). On the WeDo introduction page you can ask WeDoAi about WeDo without an account. WeDo then sends Claude only the question you type, up to the 4 most recent messages in the panel and the page language; no account data is sent. To limit questions (5 per day), the server stores a one-way hash of your network address with the day's question count; it does not store your raw IP address, your questions or the answers. Please don't type personal information into this panel.

8.2. AI providers

For features a, b and c, at any time the server uses only one provider: the Google Gemini API if it is configured; otherwise Azure OpenAI (Microsoft); otherwise the OpenAI API. If that provider returns an error, the server uses WeDo's built-in rules and does not pass the data to another provider. If no provider is available, the server uses the built-in rules and sends data nowhere.

The WeDo server sends AI requests to the Google Gemini API through a WeDo relay running on Vercel in the United States: the relay receives the request from the server, forwards it unchanged to Google and returns the result. The relay does not store the request content or the result.

WeDoAi (section 8.1d) always uses Anthropic's Claude. The WeDo server sends questions to Claude through the same WeDo relay on Vercel in the United States; the relay only passes them on and does not store the content. If Claude fails, WeDoAi shows an error and does not pass the data to another provider.

8.3. We ask you before sending

On the iPhone app and on the website, before you first use AI task suggestions, WeDo asks whether you agree to send the data described in 8.1a to the AI provider. If you do not agree, nothing is sent, and you can still create tasks by hand as usual. You can withdraw consent at any time: turn off the Allow AI ("Cho phép dùng AI") switch in the Account tab of the iPhone app, click Turn off AI (task suggestions and WeDoAi) ("Tắt AI (gợi ý công việc và WeDoAi)") in Settings → Profile on the website, or email us as in section 16. Turning it off in one place turns it off for the whole account. Withdrawal cannot recall data already sent.

The current Android app does not ask first: when a leader presses and holds a message in project chat, the data described in 8.1a is sent to the AI provider right away. If you are a leader and do not want this, do not press and hold messages in the Android app.

Because the 12 most recent messages may be written by others, the whole team's data may be sent when a leader uses AI, in the app or on the website. If you do not want your messages sent to AI, tell your leader, and do not write sensitive information in project chat.

Before you first ask WeDoAi a question, WeDo asks whether you agree to send the data described in 8.1d to Claude (Anthropic). If you do not agree, nothing is sent. This consent is shared with AI task suggestions: turning it off in one place turns off both.

8.4. What AI providers do with data

8.5. Where AI results are stored

WeDo stores the AI results, the provider name, the model and the number of uses, in order to show the results again and to count AI uses per month. These records are deleted when you delete your account.

For WeDoAi, the WeDo server does not store questions or answers. It only records the number of questions per day, token counts, estimated cost, response time and error codes, to apply the daily limit and track cost. Your WeDoAi chat history stays only in your browser or on your phone (up to 30 messages) and is deleted when you sign out. When you delete your account, the daily question counts are deleted and the cost records are detached from your account.

9. How long data is kept

We keep data for as long as it is needed to provide the service, then delete it. Specifically:

10. Deleting your account

Option 1 — In the iPhone or Android app:

  1. Open WeDo and sign in.
  2. Go to the Account tab ("Tài khoản") and choose Delete account ("Xoá tài khoản").
  3. Read the list of data that will be deleted, and type XOA to confirm.
  4. Tap Delete account permanently ("Xoá tài khoản vĩnh viễn"), then confirm once more.

The account is deleted immediately and the app signs out. There is no waiting period and it cannot be restored. On iPhone, the app shows "Account deleted" ("Đã xoá tài khoản") and takes you back to the Sign-in screen.

If you have ever signed in with Apple: right after you delete using option 1, the WeDo server asks Apple to revoke WeDo's Sign in with Apple. When Apple receives the request, WeDo disappears from the Sign in with Apple list in your iPhone's Settings. If Apple does not receive the request, for example because of a network error, the WeDo account is still deleted; in that case you remove WeDo from that list yourself.

Option 2 — By email (for example if you only use the website, because the website does not yet have a delete-account button): send an email from the address you registered with to wedosupport6886@gmail.com, with the subject "Yêu cầu xoá tài khoản WeDo" (WeDo account deletion request). We verify, delete within 20 days and notify you. Detailed instructions: Delete your WeDo account.

If your account uses an Apple relay address, you cannot send mail from that address. Delete using option 1. If that is not possible, email us from the address you are using now and state the relay address clearly; we may ask further questions to make sure you own the account. Deleting by option 2 does not automatically revoke Sign in with Apple; remove WeDo yourself from the Sign in with Apple list in your iPhone's Settings.

Before deleting: if you are the owner of a workspace that still has other members, the app requires you to transfer ownership to a member first. This is so that one person does not accidentally delete the whole team's data.

Deleted immediately when the account is deleted:

Files and photos you sent or submitted:

Photos, attachments and submissions you uploaded are deleted from the Azure Blob storage immediately after the account is deleted. Files in workspaces deleted along with the account are also deleted. The avatar is part of the profile, so it goes with the profile.

What remains, because it belongs to the team or to other people:

Payment orders on the website:

Copies elsewhere:

11. Your rights

Under the Law on Personal Data Protection No. 91/2025/QH15 (effective January 1, 2026) and Decree 356/2025/ND-CP guiding that law, you have the right to:

How to do it:

Time limits:

Withdrawing consent does not invalidate processing already done before. Some features need data in order to run; if you withdraw, that feature will stop for you. In some cases the law allows, we may refuse or only partly carry out a request, and we will state the reason.

If you are not satisfied with how we handle a matter, you have the right to complain to the specialized personal data protection authority under the Ministry of Public Security.

12. Minimum age

WeDo is for people aged 18 and over. We do not knowingly collect data from anyone under 18. If we learn that an account belongs to someone under 18, we will delete it. If you are a parent or guardian and think your child has created a WeDo account, tell us by email as in section 16.

13. Security

No system is perfectly secure. If an incident exposes personal data, we will remedy it, and notify the specialized personal data protection authority and the people affected within the time the law prescribes.

You help keep things safe by using a password just for WeDo, not sharing your account, and signing out on devices that are not yours.

14. Where data is stored

WeDo does not yet have servers in Vietnam. Most of your data is stored and processed overseas:

We transfer only the data needed for each job, and only use providers that commit to protecting data as described in section 7.

15. Changes to this Policy

When we amend this Policy, we update the date at the top of the page. For important changes, such as collecting a new type of data, using data for a new purpose or adding a new recipient of data, we notify you in the app or by email before they apply. If a change needs your consent, we will ask again. You can ask for earlier versions of the Policy by email.

16. Contact